1.身份权限管理，对于工作人员以及外来人员发放一张rfid门禁卡，作为出入档案室的身份标识，用于身份辨识与查阅权限操作等。
2.准确的定位检索，在---的rfid技术基础上，配合---的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，智慧档案室建设设计，并实现快速的定位。从而实现的档案检索、存取，智慧档案室建设方案，提案的可管理性，提高工作效率。
3.档案的快速盘点，档案管理系统的查询子系统发出盘点指令，rfid手持机扫描档案标签，智慧档案室建设，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。盘点过程不需要打案袋即可完成对整盒档案的盘点。
4.一体化联动，系统支持门禁、视频监控、环境监控、led公告显示等系统的一体化联动，从而使得这些独立的系统互相配合工作，实现化的功能应用。
指的是采用射频识别技术，能对实体档案进行存、查、借、还、防等流通环节进行数据可视化的查询和管理。
据档案局统计数据，截止2016年，各级综合档案馆藏档案65062.5万卷，资料3968.2万册。除此之外，还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、照片档案等。
每年各地的档案库房都要承担大量档案进馆储存任务，绝大部分档案库房已接近饱和。因此，如何的利用有限资源，限度的开发已有档案库房的保管能力，就成为急需解决的问题。
从档案馆的建设范畴看，绿色档案馆建设包含的面，不仅包含智慧档案馆的软硬件设施建设，它更注重绿色建筑研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出与发展，绿色档案馆建设已经成为未来发展的方向。绿色档案馆建设理念产生于上世纪80年代，智慧档案室建设方案，所遵循的是生态、节能降耗、可持续发展、坚固耐久、、协调等理念。其目标和智慧档案馆建设一样，都是档案工作发展的有力支撑;使档案自身功能较大程度提升;目的是实现档案的社会价值;较大程度地提案馆的服务功能等等。从发展目标看，都是强化档案保管、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等功能于一体的档案信息资源中心，这里，社会服务功能是档案馆价值发挥的重要影响因素。
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